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Zeitmanagement PostIT

Wege zu einem besseren Zeitmanagement


Anne-Marie Glausch

Stressfrei und produktiv arbeiten geht - auch im Home-Office. Das ständige Gefühl, dass sich die Aufgaben nur so stapeln und man nicht weiß, was man zuerst erledigen soll, muss nicht Teil unseres Arbeitsalltags sein!

Ein besseres Zeitmanagement dient dazu Wege zu finden, produktiver und organisierter an Aufgaben heranzugehen. Durch gutes Zeitmanagement können also effektivere Arbeitsabläufe geschaffen werden. Verschiedene Methoden bieten hier schon einen ersten Ansatz, wie wir mit unterschiedlichen Aufgaben und Prioritäten umgehen können. Beispiele dafür sind das Eisenhower-Prinzip, das zeitfresser Protokoll oder die Pomodoro-Technik, welche in anderen Artikeln schon häufig näher behandelt wurden und daher in diesem Artikel nicht weiter erläutern werden sollen. Welche Methode aber am besten funktioniert, ist unserer Erfahrung nach sehr individuell und muss ausgetestet werden. Vielleicht einfach mal im Team verschiedene Methoden durchtesten und so einen gemeinsamen Austausch und vielleicht einen gemeinsamen Fortschritt in Sachen Zeitmanagement erlangen?

Zeitmanagement im Homeoffice

Ein gutes Zeitmanagement ist vor allem zu aktuellen Zeiten von andauerndem Home-Office von großer Bedeutung. Wo fange ich mit meinen Aufgaben an und wann mache ich auch wirklich Schluss für diesen Tag - Fragen wie diese begleiten aktuell viele von uns. Die Tatsache, dass man am Abend nichts besseres zu tun hat als sich auf das Sofa zu hauen bedeutet nicht, dass Unmengen an Überstunden gesammelt werden sollen, um mit den eigenen Aufgaben hinterher zu kommen. Im Folgenden haben wir fünf Tipps gesammelt, die uns aktuell dabei unterstützen, unser Zeitmanagement in den Griff zu bekommen.

1. Prioritäten setzen

Es klingt so einfach und kann doch so kompliziert sein: Die Prioritäten richtig setzen. Statt erstmal zu grübeln, womit jetzt gestartet werden sollte, kann ein Plan helfen die Aufgaben richtig anzugehen. Ganz nach dem Motto: 10 Minuten Planung vereinfachen mir den Arbeitstag um ein Vielfaches. Eine Liste, auf der vorab alle To-Dos gesammelt werden, bietet dafür eine erste Grundlage.

Schaubild zu Prioritäten

Anschließend sollte ich mich fragen, bei welchen Aufgaben ich auf Zuarbeit angewiesen bin oder wobei ich Unterstützung brauche. Dann kann bereits eine erste Priorisierung stattfinden - was ist unwichtig und kann erstmal weg? Was muss ich auf jeden Fall zeitnah erledigen? Denn vor allem Fristen lösen bei vielen Menschen Stress aus. Aufgaben mit einer Frist sollten dementsprend zuerst bearbeitet werden, statt die Aufgaben die zwar viel Spaß machen, aber eigentlich keine Dringlichkeit haben. Wenn man mit mehr Vorlaufzeit an Deadlines herangeht, eliminiert man einen großen Faktor der Anspannung und kann mit mehr Ruhe an die Arbeit gehen.

Wenn es dann darum geht, die Aufgaben für die einzelnen Tage zu planen, kann es eine Methode sein, drei größere Aufgaben herauszuschreiben, die am jeweiligen Tag vom Umfang her zu bearbeiten sind. Somit nimmt man sich nicht zu viel vor und lässt sich trotzdem nicht so schnell von anderen Aufgaben ablenken.

So ein Plan hilft also, bei der Arbeit konzentrierter zu bleiben und immer zu wissen, was als nächstes ansteht. Aber auch hier sollte man aufpassen: auch Prioritäten können sich ändern. Aufgaben die kurzfristig reinkommen und absolute dringlichkeit haben können einen ganz schön unter Stress setzen und den vorherigen Plan durcheinander bringen. Im besten Fall etabliert man im Unternehmen Strukturen, die dem widersprechen, sodass kurzfristige Aufgaben die absolute Seltenheit werden. Sollte dies nicht möglich sein, kann es helfen stattdessen eine andere Aufgabe aus dem Zeitplan zu werfen. Nur weil spontan etwas reinkommt, heißt es nicht, dass diese Aufgabe zusätzlich erledigt werden muss - es ist vielmehr ein stattdessen, was auch eine Umstrukturierung erfordert.

2. Fokus und Motivation behalten

Ein Thema nach dem anderen, unabhängig von irgendwelchen Störfaktoren - das wäre das Idealbild, wenn es darum geht konzentriert und priorisiert zu arbeiten. Denn auch die beste Liste bringt nichts, wenn der Fokus und die Motivation fehlt. Vor allem den Fokus zu behalten ist häufig Übungssache und braucht seine Zeit. Timeboxing kann eine Möglichkeit sein um in einem bestimmten Zeitfenster konzentriert an einer Aufgabe arbeiten zu können. Für die fehlende Motivation kann zum Beispiel vorheriger Austausch im Team hilfreich sein. Visuell geprägten Menschen kann auch eine besonders schöne und ordentliche Liste helfen.

3. Ablenkung vermeiden

Besonders wichtig ist es jede Art von Ablenkung zu vermeiden. Einfacher gesagt, als getan - gerade in den Zeiten von Home-Office. Denn sogar durch das ständige checken der E-Mails oder des Slack-Kanals kann wertvolle Zeit verloren gehen oder ineffektiv genutzt werden. Man ist nicht nur ständig für andere verfügbar, sondern gedanklich auch nur halb bei der Sache. Deshalb, vermeide das Checken deiner Mails und Nachrichten während der Arbeitsphase und plane dafür explizit einen Zeitraum zwischen den einzelnen Arbeitsphasen ein, in denen du dir dann einen Blick in deine Mail und Nachrichten erlaubst.

4. Das richtige Timing

Bestimmt hast du selbst schon gemerkt, dass du zu manchen Tageszeiten produktiver und konzentrierter bist als zu anderen. Das solltest du dir zu Nutzen machen! Bei den meisten Menschen ist dieses Zeitfenster der Vormittag. Hier ist also die perfekte Zeit um erstmal mit den eigenen Aufgaben voran zu kommen und so viel abzuarbeiten wie möglich. Nach der Mittagspause ist die Konzentration oft nicht mehr ganz so hoch und man kann die Zeit für weniger anspruchsvolle Aufgaben oder kleinere Abstimmungstermine nutzen, was uns auch direkt zum nächsten Punkt führt.

5. Die Problematik der wilden Termine

Gespräche, die eigentlich kurzfristig und schnell im Büro erledigt werden können, benötigen aktuell meist einen gesonderten Termin. Dazu werden häufig auch eher zweitrangig beteiligte Personen eingeladen, um diese nicht im Nachgang mit den Ergebnissen updaten zu müssen. Die Folge: ein Flickenteppich aus Terminen im Kalender, die zum Teil gar nicht wirklich relevant für einen sind oder auch in einer E-Mail oder einer Slack-Nachricht hätten geklärt werden können. Wir sollten uns also viel öfter die Frage stellen: Brauchen wir hierfür wirklich ein Meeting? Für welche Personen ist dieser Termin wirklich relevant? In den kurzen Zeitfenstern zwischen Terminen, die über den Tag verstreut sich, ist produktives Arbeiten fast unmöglich. Hilfreich kann es deshalb auch sein, sich selbst für bestimmte Aufgaben einen Blocker in den Kalender einzutragen oder generell im Team ein Zeitfenster für Meetings festzulegen, um diesen Flickenteppich zu vermeiden.

Aber Achtung, in manchen Teams kann es auch das andere Extrem geben: nämlich absolut gar keine Abstimmungstermine. Das tritt häufig in Teams auf, die das Arbeiten aus dem Home-Office noch nicht so gewöhnt sind. Wenn eine Hand nicht weiß, was die andere macht, ist ein schneller Projektfortschritt schwer zu realisieren. Hier kann für den Anfang häufig schon ein wöchentliches Meeting Abhilfe schaffen, in dem jeder von seinen aktuellen Aufgaben und eventuellen Hindernissen berichtet.



Zusammenfassend ist für ein gutes Zeit- und Selbstmanagement also nicht nur man selbst verantwortlich, sondern auch der Rest des Teams. Es kann helfen, sich in der Gruppe mit diesem Thema zu beschäftigen um Lösungen zu finden, wie alle produktiver arbeiten können. Dann heißt es: durchhalten, motiviert bleiben und die richtigen Routinen finden und etablieren. Sollte die Konzentration doch mal wieder wegbleiben, kann ein Spaziergang und etwas frische Luft wahre Wunder bewirken.

25.01.2021

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