info@enpit.de +49 5251 20277 91

Remote-Work, Telearbeit, Home-Office oder mobile Arbeit – Unternehmen werfen oft mit den wildesten Begriffen um sich. Sie haben jedoch alle eins gemeinsam: sie sollen den Mitarbeitern die Möglichkeit geben, den Ort des Arbeitsplatzes frei zu wählen. Viele Unternehmen haben sich für diese Umstellung bisher viel Zeit gelassen. Durch die aktuelle Lage mit dem Corona-Virus sind auf einmal viele gezwungen, von heute auf morgen zu planen und zu organisieren, wie in den nächsten Wochen remote gearbeitet werden soll. Zu diesem Zweck haben wir 10 Tipps und Tricks zusammengestellt, um euch bei eurem veränderten Arbeitsalltag so gut wie möglich zu unterstützen!

 

1. Regelmäßige Videokonferenzen

Regelmäßige Videokonferenzen sind ein Muss und lassen sich auch nicht durch eine Chat-Funktion ersetzt. Sie kommen echter sozialer Interaktion am nächsten und lassen weniger Spielraum für Fehlinterpretation. Wir nutzen dafür Google Meet und sind mit der Qualität auch bei mehreren Teilnehmern sehr zufrieden. Videokonferenzen fördern die Motivation und lassen uns in Zeiten der vorbeugenden Quarantäne nicht einsam werden. Aber auch hier ist einiges zu beachten:

2. Feste Termine einführen

Um allen die Chance zu geben, aktiv an den Videokonferenzen teilzunehmen, sollten feste Termine ausgemacht werden. Meetings, die ihr auch im Office halten würdet, können einfach im Kalender bleiben und in eine Videokonferenz umgewandelt werden. Wir haben zudem einen (freiwilligen) Daily-Termin eingeführt, um uns auszutauschen zu können oder auch einfach mal zu quatschen. Kurze Gespräche im Office fallen ja leider weg, wieso diese nicht auch remote halten? 😉

3. Aufgaben und Probleme persönlich besprechen

Mal eben schnell neue Aufgaben im Chat verteilen oder gar Kritik äußern? Je nachdem, wie eingespielt das Team ist, besser nicht. In Videokonferenzen lassen sich Missverständnisse minimieren, da Rückfragen umgehend und unkompliziert beantwortet werden und Stimme und Gesichtsausdruck zusätzliche Informationen liefern. Folglich herrscht weniger Konfliktpotenzial als bei rein textbasierter Kommunikation, was auch zur allgemeinen Mitarbeiterzufriedenheit beiträgt.

4. Störgeräusche minimieren

In einer Videokonferenz teilst du nicht nur deine Kamera, sondern auch deinen Ton mit den anderen. Schalte also das Radio aus, den Fernseher auf stumm und leg dein Knäckebrot kurz zur Seite. Gerade in größeren Runde kann es außerdem helfen, das eigene Mikrofon auf stumm zu schalten, wenn man gerade nichts sagen möchte. Viele kleine Störgeräusche können gesammelt nämlich zu Ohrenschmerzen und Konzentrationsproblemen beitragen.

5. Einen Moderator benennen

Dieser Tipp gilt vor allem für große Teams mit einem hohen Mitteilungsbedürfnis. Videokonferenzen haben nunmal eine kleine zeitliche Verzögerung – wenn dann mehrere Teilnehmer gleichzeitig anfangen zu reden, entsteht ein großes Chaos. Deshalb kann es hilfreich sein, in großen Besprechungen einen Moderator zu benennen. Dieser fordert die jeweiligen Personen dann (zum Beispiel nach einem Handzeichen, oder der Reihenfolge nach) zum Sprechen auf, sammelt offene Themen und behält die Zeit im Auge. Ob dieser Moderator wirklich notwendig ist, muss jedes Team selbst austesten. 

6. Videokonferenzen dürfen Spaß machen!

Du reißt im Büro gerne mal den ein oder anderen Witz? Wieso sollte es in einem Video Call nicht genauso sein? Das Prinzip ändert sich nämlich nur wenig und Videokonferenzen bieten noch viel mehr Möglichkeiten: einfach mal das Haustier ins Bild holen oder andere Tools ausprobieren. Unser Favorit: Snapcam!

 

7. Teamchats eröffnen

Falls noch nicht vorhanden, solltet ihr auf jeden Fall zusätzlich einen Teamchat erstellen. Wir nutzen dafür Slack. Hier kann man verschiedene Channels erstellen und auch Direktnachrichten verschicken. Das hilft ungemein für kurze Abstimmungen oder lustige Nachrichten zwischendurch. Wir unterscheiden deshalb extra unseren (relevanten) internen Channel von einem Offtopic-Channel, in dem dann aller Quatsch gepostet werden darf. Slack behalten wir oft nebenbei im Blick, um mitzubekommen was bei den anderen so los ist. Der Unterschied zur E-Mail ist hier, dass eine kürzere Kommunikation stattfindet und nicht zwingend eine Antwort von dir verlangt wird. Wir reagieren auf lustige / interessante Nachrichten auch oft einfach mit Emojis oder fügen noch einen Kommentar dazu.

Sollte eine Nachricht aber mehr Diskussionsbedarf haben, greifen wir immer auf eine persönliche Abstimmung zurück!

 

8. Fester Arbeitsplatz

Dein Team und du wisst jetzt, was ihr bei eurem Setup beachten solltet? Super! Es gibt jedoch auch ein paar Dinge, die jeder für sich selbst machen kann. Zum Beispiel einen festen Arbeitsplatz einrichten. Manche haben bereits ein Büro zu Hause – das ist super. Auch allen anderen empfehlen wir, sich einen festen Arbeitsplatz einzurichten. Das hilft deinem Gehirn dabei, in den Arbeitsmodus zu kommen und konzentrierter arbeiten zu können. 

9. Klare Arbeitszeiten

Remote Work verleitet schnell dazu, dann zu arbeiten, wann es gerade passt. Wenn das Haustier aber gestreichelt werden will, ist schnell wieder Pause. Setze dir also feste Arbeitszeiten. Das hilft dabei, die Arbeitszeit im Blick zu haben, produktiver zu arbeiten und das wichtigste: auch einen wirklichen Feierabend zu finden. Diese Gefahr besteht gerade im Home-Office, wenn man also den Arbeitsort nicht noch wechseln muss – und nichts ist schlimmer, als am Abend nicht abschalten zu können.

10. Einfach loslegen

Gerade aufgrund der aktuellen Lage sind viele gezwungen, von heute auf morgen mit Remote Work zu starten. Da bleibt nicht viel Zeit für einen langsamen Einstieg oder das viele Lesen von Artikeln wie diesem hier. Du und dein Team haben ein paar Tipps und Tricks mit auf den Weg bekommen, jetzt heißt es loslegen. Du brauchst keine festen Erwartungen, du musst nicht wissen, wie genau das laufen soll. Starte, probier aus, teste verschiedene Tools und wachse an deinen neuen Skills. Vielleicht macht ja auch ein Remote-Call in deinem Team Sinn, um sich auszutauschen und erlerntes Wissen zu teilen? Natürlich gibt es auch noch viel mehr Tools als hier vorgestellt worden sind, ob Zoom, Microsoft Teams, Discord, .. probiert einfach aus, was für euch am besten funktioniert!

Solltet ihr doch nicht weiterkommen oder echte Probleme tauchen auf – sagt Bescheid. Mit dem Motto #remotefirst und jahrelanger Erfahrung auf dem Gebiet, helfen wir gerne unkompliziert aus! Natürlich ebenfalls remote 😉