User Research:
digitale Bauakte.
Anforderungsanalyse, Marktrecherche und Beratung für Blome GmbH & Co. KG

Blome GmbH & Co. KG ist ein mittelständisches Handwerksunternehmen aus Haaren in NRW, welches sich auf Bad- und Strangsanierung größerer Wohneinheiten spezialisiert hat. Besonders ist, dass durch vorgefertigte Bauelemente ein Bad von nur einem Monteur in kurzer Zeit komplett saniert werden kann. Blome arbeitet bisher mit der traditionellen analogen Bauakte, die alle relevanten Dokumente beinhaltet. Diese analogen Bauakten verursachen jedoch regelmäßig bekannte Probleme. Zettel kommen durcheinander, die Kommunikation zwischen dem Büro und verschiedenen Monteuren verläuft lückenhaft. Als Experte für Digitalisierung konnte enpit mit einem User Research Projekt nun helfen, eine passende digitale Lösung für die Baustellenakte zu recherchieren und zu präsentieren.

Projektüberblick

Auftraggeber	Blome Gmbh & Co. KG
Thema	Anforderungsanalyse, Recherche und Beratung bezüglich Softwarelösungen für eine digitale Bauakte
Motivation	Baudokumentation digitalisieren, Datenaustausch zwischen Baustelle und Büro optimieren & automatisieren, intuitive Bedienbarkeit für alle Nutzer berücksichtigen
Team	User Researcher (enpit); technischer Geschäftsführer, Fachplaner (Blome GmbH & Co. KG)

Herausforderung

Das Research-Projekt startet mit einer Besichtigung des Betriebs in Haaren und mit persönlichen Gesprächen zwischen enpit und den Mitarbeitern von Blome. Es kristallisierten sich bereits eine große Anzahl an verschiedenen spezifischen Anforderungen heraus, welche durch eine digitale Baumappe erfüllt werden müssen. Dazu gehörten die Möglichkeit der Verknüpfung mit der SAP-Software im Büro, mehrstufige Bearbeitungs- und Zugriffsrecht für Büro, Obermonteure und normale Monteure sowie Transparenz über den aktuellen Fortschritt der Baustelle. Auch eine gute User Experience mit intuitiver Bedienbarkeit der Bauakte, Vorlagen für digitale Formulare und Checklisten sowie eine Funktion zur digitalen Unterschrift waren Bestandteile einer der umfangreichen Liste an Anforderungen vonseiten Blomes.

Lösung

Mithilfe dieser Übersicht konnte enpit nun im Zuge einer umfangreicheren Marktrecherche geeignete Kandidaten für Softwarelösungen herausarbeiten und anschließend Blome für die Auswahl einer passenden Lösung beraten. Durch Webrecherchen, persönlichen Gesprächen mit Entwicklerfirmen und mithilfe von Testzugängen bekamen wir einen Überblick über die am Markt erhältlichen Softwarelösungen und deren Funktionsumfänge. Mit unserer Expertise im Bereich User Experience konnten wir somit auch beurteilen, inwiefern die verschiedenen Lösungen die oberste Prämisse “So einfach, schnell und intuitiv wie möglich für Monteure und so transparent und automatisiert wie möglich für die Verwaltung” erfüllen. Wir arbeiteten drei passende Lösungskandidaten heraus und stellten ihre charakteristischen Funktionen in einer abschließenden Präsentation bei Blome vor.

Arbeitsabläufe kennenlernen

Um alle wichtigen Anforderungen an die digitale Bauakte zu erfassen, durften wir den Betrieb von Blome GmbH & Co. KG in Haaren / Bad Wünnenberg besuchen, um uns einen Eindruck von der Philosophie und Arbeit des Unternehmens zu verschaffen. Im Zuge von persönlichen Gesprächen mit verschiedenen Mitarbeitenden konnten wir die bisherigen Arbeitsabläufe mit der analogen Baumappe beobachten und die dabei auftretenden Probleme nachvollziehen.

Anforderungen definieren

Auf Basis unserer Beobachtungen und Gespräche bei Blome entstand ein umfangreicher Anforderungskatalog, welcher uns als Grundlage für Recherche und Prüfung verschiedener Softwarelösungen diente. Als Zwischenergebnis erhielt Blome eine grafisch aufbereitete Übersicht über alle Anforderungen und deren Priorisierung, welche wir aus den ersten Gesprächen herausgefiltert haben. Darin unterschieden wir konkret zwischen absolut notwendigen und optionalen Anforderungen. Auf diese Weise konnten wir noch einmal ein gemeinsames Bild schärfen, welchen notwendigen Funktionsumfang die digitale Baumappe besitzen muss und wie diese später optimal in den Arbeitsalltag integriert werden kann.

Softwarelösungen recherchieren

Im ersten Schritt dienten uns Webrecherchen dazu, den Markt an digitalen Lösungen für Bauakten zu durchdringen und uns einen Überblick zu verschaffen. Durch die genaue Betrachtung verschiedener Vertriebskanäle wie Websites oder Youtube-Kanäle von Softwareentwicklern für digitaler Bauakten bekamen wir einen umfangreicheren Eindruck von den verschiedenen, am Markt erhältlichen Lösungen. Mithilfe von Testzugängen und persönlichen Gesprächen mit den Entwicklern konnten wir unsere Eindrücke weiter vervollständigen und die definierten Anforderungen gezielt überprüfen.

Lösungsvorschläge erarbeiten

Mithilfe unserer priorisierten Anforderungsmatrix bewerteten wir nun unsere Rechercheergebnisse und führten so eine Vorselektion der Lösungskandidaten durch. Auf diese Weise blieben schließlich nur die speziell für Blome geeignetsten Lösungen für digitalen Bauakten übrig. Für deren abschließende Präsentation bereiteten wir die Ergebnisse der Anforderungsprüfung grafisch und übersichtlich auf.

Präsentation und Beratung

Drei der Softwarelösungen bewerteten wir als geeignet und stellten sie mit ihren charakteristischen Funktionen in einer abschließenden Präsentation bei Blome vor. Wir verschafften Blome auf diese Weise einen Überblick über die verschiedenen Lösungsoptionen und deren spezifische Features, sodass wir anschließend bezüglich möglicher Folgeschritte beraten konnten. Unsere finale Empfehlung konzentrierte sich auf einen der drei Lösungskandidaten, welcher künftig über eine kostenlose Produktdemo des Entwicklers vor Ort bei Blome getestet werden kann.