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Wir als Consultants reisen viel und haben den Drang wiederkehrende Aufgaben zu vereinfachen. Deshalb haben wir unsere Reisekosten-Abrechnungen weitestgehend vereinfacht. Nicht nur Bahn- sondern auch Parktickets werden per Smartphone gebucht. Durch das Hinterlegen von Firmenkreditkarten und automatischen Mailweiterleitungen ist man im Alltag von den Themen befreit und die Buchhaltung kann im Hintergrund alles Nötige bearbeiten.

Das einzige, was dann noch regelmäßig händisch verbleibt sind Reisekostenanträge, um z.B. Verpflegungskosten pauschaliert abzurechnen oder auch besondere Ausgaben zu erfassen, wie z.B. Gepäckschließfächer mit Eigenbeleg oder Kilometerpauschalen bei Fahrten mit privatem PKW.

Um auch dies zu vereinfachen, haben wir uns eine eigene Lösung gebaut, so dass wir im Monat nur noch 10 Minuten für Reisekosten benötigen, TravelCost.

Die WebApp steht zur freien Verfügung unter: www.enpit.de/travelcost

TravelCost on Desktop, Mobile and Paper
TravelCost Photo

In Projektkontexten sind oft wöchentlich ähnliche Reisen zu erfassen. Dazu ist es das einfachste einen Eintrag zu kopieren und dann nur das Nötige anzupassen. Wenn Reiseziel, Verkehrsmittel und Zeiten übereinstimmen ist meist nur das Abreisedatum auf die nächste Woche zu setzen - das Abreisedatum passt sich automatisch an. Kommt ein zur Verfügung gestelltes Frühstück dazu oder entfällt, lässt sich dies schnell eingeben. Ein simpler PDF-Export kann dann an das Backoffice oder den Steuerberater übergeben werden und der Eintrag wird für die eigene Übersicht gespeichert.

Beim Anlegen und Bearbeiten von Reisen werden auf Basis der Reisezeit die aktuell in Deutschland geltenden Verpflegungskostenmehraufwände veranschlagt. Es wird also davon ausgegangen, dass der Reisende selbst für die Verpflegung aufgekommen ist. Ist dies nicht der Fall, geben Sie bitte die Anzahl erhaltener Mahlzeiten an, damit die automatische Betragsberechnung diese wieder abzieht. Die möglichen Eingaben werden hier durch die Zeiten vorgegeben und schützen so vor invaliden Eingaben. Die Unterscheidung der Mahlzeiten bezüglich ihrer Pauschalbeträge ist so vom Gesetzgeber vorgegeben. Frühstück zählt 1/5 einer Tagespauschale, Mittag- und Abendessen je 2/5. An vollen Reisetagen (24h) ist der Pauschalbetrag von 24€ doppelt so hoch wie für Reisetage mit 8 - 24 Stunden. Hat man diese Unterscheidungen begriffen, ist die Eingabe in TravelCost ein Leichtes und die Berechnung der Summe erfolgt durch das Programm. Bei Reisen mit dem eigenen PKW sorgt die Eingabe der Distanz für deren Berücksichtigung zu den üblichen 0,30€ / km. Zuletzt können auch andere Ausgaben in den Details der Reise inklusive einem zu verrechnenden Betrag angegeben werden. Dadurch ist die automatische Betragsberechnung auch offen für noch nicht berücksichtigte Aspekte, wie die Mitnahme von Kollegen mit dem eigenen PKW.

Wir haben die Nutzbarkeit hier nach eigenen Erfahrungen und Bedarf optimiert und freuen uns über weitere Rückmeldung, um diese lästige Aufgabe weiter zu vereinfachen. Wir haben weitere Pläne zur Verbesserung von TravelCost und werden diese und neue Ideen gewohnt agil priorisieren und umsetzen.

Hinweise für die Nutzung

  • Initial sind Sie unangemeldet in einem geteilten Gast-Account (als Demo)
  • Die Anmeldung erfolgt über einen Google-Account
  • Wir erhalten und speichern KEINE E-Mail oder Namen von Nutzern, sondern nur eine anonyme Referenz auf den Google-Account (ID, die dann gegen Google validiert werden)
  • Wir nutzen die Anwendung selbst viel von Mobilgeräten, doch noch ist keine Offlinefähigkeit implementiert
  • Mehrsprachigkeit und rechtliche Regelungen anderer Länder folgen bei positivem Feedback später
  • Die Reisedaten werden auf einem Server in Europa (bei heroku) gespeichert, bis dato unverschlüsselt. Die Übertragung erfolgt SSL verschlüsselt. Wie Sie die Beschreibungen der Reisen wählen, liegt also bei Ihnen. Sie sollten hier bis dato evtl. keine sensiblen Daten hinterlegen. Hier hat der Nutzer entsprechende Freiheit und Eigenverantwortung. Weiteres unter Datenschutz.
  • Viel Spaß mit TravelCost!

Für Techniker und Technik-Interessierte haben wir einen Blogeintrag auf medium.

TravelCost have fun